Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Tamsalu valla omavalitsusorganid, Tamsalu Vallavalitsus ja Tamsalu Vallavolikogu, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Tamsalu Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine ametiasutuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb ametiasutus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

Isikuandmete töötlemise aluseks võib olla:

  • Avaldus, taotlus, teabenõue, märgukiri ja muu kirjavahetus

Isikuandmeid kasutatakse ametiasutuses pöördujatele vastamiseks. Juhul kui ametiasutus peab vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldatakse Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.

Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse see vastamiseks vastavale asutusele ja teavitatakse saatjat kirja edastamisest.

Kirjavahetuse andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav ametiasutuse internetipõhises dokumendiregistris Postipoiss. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Internetis Tamsalu valla veebilehelt.

Dokumendiregistris on näha kirja saatja ja pöördumise fakt ning kirja liik – avaldus, taotlus,  märgukiri, teabenõue. Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita isikuandmeid sisaldava kirja täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Avaldus" või „Teabenõue" jm ning saatja nimi.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga. Kirjavahetusega tutvumiseks tuleb esitada ametiasutusele teabenõue. Teabenõude saamisel  vaadatakse üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti kaetakse kinni isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui kirjavahetus on juriidilise isikuga või asutusega). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Juurdepääsupiirangust hoolimata väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitab ametiasutus vastavalt  asjaajamiskorras kehtestatud tähtaegadele. Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

  • Väärteomenetlus

Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga.

Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.

Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.

Meie asutus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Kasutame seda väärteomenetluste läbiviimiseks, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). Põhimääruse kohaselt on e-toimiku infosüsteem kinnine. Siseneda saab üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.

Sellisel dokumentatsioonil on sarjapiirang – teabenõude esitamisel vaadatakse üle, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult väljastada. Kindlasti kaetakse kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud.

  • Võrgulehe külastamine, küsitlustel osalemine

Tamsalu valla  veebilehe päringute logides salvestatakse IP- aadress isikustamata kujul.

  • Tööle kandideerimine

*lähtume  kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;

*eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda;

*kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;

*kandidaadil on õigus  kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;

*teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;

*mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitatakse vaidlustamistähtaja jooksul (1 aasta);

*kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh  pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

  • Õigusakt (korraldus, otsus, ettekirjutus või muu õigusakt)

Õigusakti, mis sisaldab juurdepääsupiiranguga isikuandmeid, tehakse vastav märge ning seda ei avalikustata. Dokumendiregistri kaudu on avalikustatud õigusakti pealkiri,  number ja kuupäev ning juurdepääsupiirangu alus ja tähtaeg. Ametiasutus edastab õigusakti ärakirja (vajadusel väljavõte)  isikule  keda  haldusakt puudutab, aadressil, mida isik on ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Teistele asutustele ja organisatsioonidele saadetakse õigusakti ärakiri (või väljavõte ) juhul, kui selleks on põhjendatud vajadus.

  • Sõlmitud lepingud

Füüsiliste isikutega sõlmitud lepingud sisaldavad isikuandmeid, mis on osaliselt andmed, mille avaldamine võib kahjustada isiku eraelu puutumatust (nt kontaktandmed). Füüsiliste isikutega sõlmitud lepingutele võimaldatakse juurdepääs vastava teabenõude esitajatele.

  • Fotode avaldamine

Avalikul üritusel (kultuuri- ja spordi üritused) tehtud fotod avaldatakse valikuliselt Tamsalu valla kodulehel, Tamsalu valla ajalehes.  Inimese nõusolekut pildistamiseks ja pildide avaldamiseks me ei küsi, kuna avaliku ürituse puhul me  eeldame, et  üritusel osalejad on

teadlikud, et neist võidakse teha fotosid ( filmida). Samuti ei ole nõusolekut  vaja juhul kui inimese kujutis pildil ei ole seostatav konkreetse isikuga.

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt  juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele  (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on ametiasutusele saadetud või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seadus 3. peatükk), analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-postiaadress, telefoninumber).

Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele (§ 26), avaliku teenistuse seadusele (§ 67) ning Tamsalu valla põhimäärusele on Tamsalu Vallavalitsuse, Tamsalu Vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning ametiasutuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab ametiasutus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda  ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.  

Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Tamsalu Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Internetis Tamsalu valla veebilehelt.

Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest (§ 4 lg 2) lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime  initsiaalid. Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.

Kui saadate ametiasutusele kirja paberdokumendina, ei ole kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada võimalik. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on elektronkiri avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4¹ alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7)  peavad Tamsalu Vallavolikogu ja Tamsalu Vallavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:

  • dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
  • puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
  • haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus; Ametlikud Teadaanded).

Vastavalt avaliku teabe seadusele (§ 438) andmekogudes, mille pidaja on ametiasutus,  isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.

Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta edastab ametiasutus valla ajalehele Tamsalu Ajaleht: 

60, 65, 75, 80 ja enamaealiste isikute nimed  õnnitlemiseks.

Isikud, kes ei soovi enda nime avaldamist ajalehes, teavitavad  sellest ametiasutuse spetsialisti (sotsiaalinspektor, vallasekretär, vallasekretäri abi) või ajalehe Tamsalu Ajaleht toimetajat.

vastsündinute nimed, et õnnitleda uusi vallakodanikke ja nende vanemaid (vanemate nõusolekul),

kaastunde avaldusena surnud vallakodanike nimed (omaste nõusolekul).

Isikud, kes ei soovi, et nende lähedaste nimed õnnitluseks või kaastunde avaldamiseks ajalehes avaldatakse, teavitavad vastavast asjaolust sünni või surma registreerimisel ametiasutuse vastavat spetsialisti (vallasekretär või asendajana vallasekretäri abi) või ajalehe Tamsalu Ajaleht toimetajat.

Õigus tutvuda enda andmetega

Isikul endal on õigus saada  enda kohta käivaid isikuandmeid. Andmed väljastame võimalusel isiku poolt soovitud viisil. Juhul, kui soovite andmeid paberkandjal, on meil  õigus nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest, kui seadusega ei ole ette nähtud teabe väljastamise eest riigilõivu.

Andmeid ei väljastata juhul  kui see võib:

  1. kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  3. raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
  4. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Isikul on õigus põhjendatult nõuda isikuandmete töötlemise lõpetamist ning isikuandmete parandamist, sulgemist ja kustutamist.

Isik võib pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole, kui isik leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi ning seaduses ei ole sätestatud teistsugust vaidlustamise korda.